Please update your Flash Player to view content.

Vidaus administravimas bendrovėse – kada kyla pareiga registruotis Asmens duomenų valdytoju?

Kada nereikia registruotis?

Vidaus administravimas apima šiuos atvejus:

1) Bendrovės struktūros pertvarkymus;

2) Duomenys tvarkomi personalo valdymo tikslu (pvz.vadovavimo gebėjimų tikrinimo metu bei konkurso į valstybės tarnautojo pareigas eigai fiksuoti daromas skaitmeninis garso įrašas, kuris yra saugojamas);

Kaip nurodo Inspekcija, trečiojo asmens, pavyzdžiui, darbuotojo vaikų ar kitų šeimos narių ir pan. duomenys personalo valdymo tikslu duomenų tvarkymas yra susijęs su personalo tvarkymu, darbdavio įsipareigojimų darbuotojui vykdymu ir priskirtinas prie vidaus administravimo.

3) Turimų materialinių ir finansinių išteklių valdymas ir naudojimas;

4) Raštvedybos tvarkymas (tik kaip tvarkomas šiuo tikslu be trečiųjų asmenų, pvz., bendrovės posėdžio įrašo protokolas).

Kada reikia registruotis?

HOROS informuoja, kad yra keli atvejai, kai būtina registruotis Inspekcijoje, nors atrodo, kad įmonė duomenis tvarko vidaus administravimo tikslu. Tai būtų:

1) Vaizdo stebėjimas (net ir tuo atveju, jeigu vaizdo stebėjimo lauką patenka tik darbuotojai).

Įstatymo 16 straipsnyje nurodyta, kad vaizdo stebėjimas gali būti vykdomas siekiant užtikrinti visuomenės saugumą, viešąją tvarką, apginti asmenų gyvybę, sveikatą, turtą ir kitas asmenų teises ir laisves, tačiau tik tais atvejais, kai kiti būdai ar priemonės yra nepakankamos ir (arba) netinkamos siekiant išvardytų tikslų ir jeigu duomenų subjekto interesai nėra svarbesni. Vaizdo stebėjimas nėra pateisinamas norint sudrausminti darbuotojus ar kontroliuoti kaip jie dirba. Be to, Įstatymas reikalauja darbuotojus pasirašytinai supažindinti, kad jie yra stebimi.

2) Elektroninės komunikacijos stebėjimas darbo vietoje (plačiau apie šį tikslą bei kokie reikalavimai taikomi darbdaviui galite paskaityti Inspekcijos 2014 m. viešojoje konsultacijoje).

Inspekcija atkreipia dėmesį, kad elektroninio pašto stebėjimas turėtų apsiriboti darbuotojų duomenų srauto ir komunikacijos laiko, o ne turinio fiksavimu, jei to pakanka numatytam tikslui pasiekti. Jei priėjimas prie elektroninio pašto turinio yra tikrai būtinas, darbdavys turėtų informuoti elektroninius laiškus gaunančius asmenis apie stebėjimo veiklos egzistavimą. Pavyzdžiui, gali įterpti perspėjančias žinutes, pridėtas prie visų iš jo išeinančių žinučių (elektroninių laiškų), apie juridinio asmens elektroninės komunikacijos stebėjimo egzistavimą bei elektroninio pašto adreso naudojimą išskirtinai darbiniais tikslais. Atitinkamai turi būti imtasi priemonių informuoti ir įeinančių žinučių (elektroninių laiškų) siuntėjus.

3) Kai asmens duomenys tvarkomi ne tik raštvedybos tvarkymo, bet ir kitu tikslu. Kaip pavyzdžius galime pateikti darbuotojų pokalbių įrašymus su klientais, sutarčių su klientais sudarymo bei aptarnavimo tikslais.

4) Kandidatų į darbo vietas (CV) duomenų bazės administravimas (surinktų kandidatų užimti tam tikras pareigas asmens duomenis, po atrankos neatrinktų kandidatų duomenis jų sutikimu toliau automatiniu būdu tvarkymas, su tiklsu ateityje pateikti jiems pasiūlymus užimti kitas pareigas).

Taigi, kiekvienu atveju būtina įvertinti, ar asmens duomenų tvarkymu siekiama užtikrinti tik savarankišką duomenų valdytojo funkcionavimą, ar juo siekiama ir kitokių tikslų, nepatenkančių į vidaus administravimą. HOROS primena, kad specializuojasi asmens duomenų srityje ir teikia konsultacijas asmens duomenų apsaugos srityje, registruoja įmones Duomenų valdytojų valstybės registre. Iškilus klausimams dėl asmens duomenų tvarkymo, savo klientus HOROS konsultuoja nemokamai.

 

Straipsnį parengė teisinių ir personalo paslaugų bendrovė HOROS.